最近では、履歴書をメールで送るよう求められることが増えています。
郵送に比べて手間はかかりませんが、メールならではの注意点もいくつかあります
この記事ではメールで履歴書を送る際の本文の書き方やマナーについてご紹介します。
履歴書を送る際の基本的なマナー
履歴書の提出は、社会人としての基礎的なマナーが表れやすい場面です。
マナーが守られていない場合、採用担当者に悪い印象を与えてしまう可能性があります。
まずは履歴書を送る際の基本的なポイントを確認しておきましょう。
履歴書の提出方法を確認しておく
履歴書の提出方法には、郵送・メール送付・面接時の持参など複数の方法があります。
企業によっては提出方法が指定されている場合もあるため、求人情報や案内メールなどで必ず確認しておきましょう。
指定された方法と異なる手段で送ってしまうと、書類が受け付けられない可能性があります。
また、採用担当者のもとに届かないといったトラブルにつながることもあります。
特にメールで送る場合は、応募前に提出先のメールアドレスや宛先を必ず確認しましょう。
早めの提出を心がける
履歴書には提出期限が設けられている場合が多くあります。
期限内に提出するのは当然ですが、可能であれば期日より早めに提出することが望ましいとされています。
履歴書を早めに提出することで、「仕事が速い」「スケジュール管理がしっかりとできる」といった印象を持たれる可能性があります。
逆に期限を過ぎてしまうと、「締め切りを守れない」という印象を与えてしまうおそれがあります。
応募の機会を逃さないためにも、準備が整い次第早めに提出しましょう。
添え状やメールの文面はわかりやすく・簡潔に
メール本文や添え状の役割は、「どの書類を送付しているか」を採用担当者にわかりやすく伝えることです。
そのため、長文の自己PRを書く必要はありません。
メール本文では以下のような内容を簡潔にまとめます。
- 応募する旨
- 応募職種
- 添付している書類
- 確認のお願い
自己PRや詳細な経歴は、履歴書や職務経歴書で伝えます。
メール本文は長すぎず、読みやすさを優先しましょう。
履歴書を提出する際のマナーについては以下の記事も参考になります。
『転職者必見！履歴書の書き方から提出まで徹底解説』
【例文付き】履歴書を送る際のメールの書き方
履歴書をメールで送る場合、メールの構成は以下の4つに分かれます。
- 件名（タイトル）
- 宛名
- 本文
- 署名
それぞれの書き方を確認しましょう。
タイトル
メールの件名は、ひと目で履歴書送付のメールだとわかる内容にします。
さらに、送信者の氏名が入っていると採用担当者が整理しやすくなります。
【例】
履歴書ご提出の件【山田太郎】
【山田太郎】履歴書送付の件
件名は必要最低限の情報で問題ありません。
むしろシンプルであれば、要点が伝わりやすくなります。
宛名
メールの冒頭には、応募先企業の宛名（会社名、部署名、担当者名）を記載します。
【例】
株式会社〇〇
人事部 採用課
田中花子様
担当者名がわからない場合は「採用ご担当者様」と記載しても問題ありません。
ただし、可能であれば求人情報などで担当者名を確認しておくと丁寧です。
本文
本文では、応募する旨と添付書類の内容を簡潔に伝えます。
【例文】
お世話になっております。
山田太郎と申します。
貴社の求人を拝見し、〇〇職に応募させていただきたくご連絡いたしました。
履歴書を添付しておりますので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。
長い文章は必要ありません。
採用担当者がすぐ内容を理解できることを意識しましょう。
署名
メールの最後には送信者の情報をまとめた「署名」を入れます。
以下の項目を盛り込みましょう。
- 氏名
- 住所
- 電話番号
- メールアドレス
【例】
―――――――――――――
山田 太郎
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇1-1-1
TEL：090-0000-0000
Mail：xxxx@example.com
―――――――――――――
罫線などで区切ると、本文との区別がつきやすくなります。
【状況別】そのまま使えるメール例文
履歴書の送付方法は、応募状況によって異なる場合があります。
ここからはよくある4つのケースごとに、注意点と例文をご紹介します。
例文をそのまま使うこともできますが、応募先企業や職種に合わせて必要な部分は調整しましょう。
自分から新規メールで送る場合の例文
自分から履歴書を送る場合は、メール本文で「どの求人を見て応募したのか」を明確に伝えることが大切です。
採用担当者は複数の媒体で求人募集をしていることがあるため、どの媒体・求人を見て応募したのかがわかる書き方にします。
本文では次の内容を必ず入れておきましょう。
- 自分の名前
- 求人媒体
- 応募する職種
- 添付書類（履歴書・職務経歴書など）
- 確認のお願い（査収依頼）
- 連絡先
志望理由を書く場合は、1〜2文程度の短い文章にとどめ、長い自己PRは履歴書や職務経歴書で伝えましょう。
【例文】
件名：履歴書送付の件【山田太郎】
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。
山田太郎と申します。
〇〇（求人サイトや求人誌などの媒体名）の募集内容を拝見し、〇〇職に応募させていただきたくご連絡いたしました。
履歴書および職務経歴書を添付しております。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。
―――――――――――――
山田 太郎
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇1-1-1
TEL：090-0000-0000
Mail：xxxx@example.com
―――――――――――――
企業メールに返信して送る場合の例文
企業から「履歴書を送ってください」とメールで連絡があった場合は、返信する形で送るのが基本です。
件名は変更せず、「Re:」のまま返信します。
採用担当者はメールのスレッドで応募者を管理していることが多いためです。
本文は次の流れで簡潔に書きます。
- 連絡へのお礼
- 履歴書を添付したこと
- 不足があれば連絡してほしい旨
返信は可能であれば当日〜翌営業日までを目安に送ると、対応が早いという印象につながります。
【例文】
件名：Re: 履歴書送付の件
株式会社〇〇
採用ご担当者様
ご連絡ありがとうございます。
山田太郎です。
ご依頼いただいた履歴書を添付いたしました。
お手数ですがご確認いただけますと幸いです。
不足書類などございましたらご連絡ください。
何卒よろしくお願いいたします。
送付方法が不明な際の問い合わせ例文
履歴書の提出方法が明確に書かれていない場合は、自己判断で送付するのではなく、事前に確認することが大切です。
問い合わせメールでは、提出方法の選択肢を提示する書き方をすれば、採用担当者の負担を減らせてかつ答えが明確になります。
たとえば、次のような点を確認しましょう。
- メール添付でよいか
- ファイル形式の指定（PDFなど）
- 容量制限の有無
- クラウド共有や郵送の希望
最後は「ご指定に従います」と締めると丁寧です。
【例文】
件名：履歴書提出方法についての確認【山田太郎】
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。
山田太郎と申します。
履歴書の提出方法について確認させていただきたくご連絡いたしました。
PDF添付での提出でよろしいでしょうか。
もし難しい場合は、郵送または共有リンクでの提出にも対応いたします。
ご指定の方法に従って提出いたしますので、ご指示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
書類不備を指摘され再送する場合の例文
履歴書の内容に不備があって再送する場合は、お詫びと修正内容を明確に伝えることが重要です。
メールでは次の点を必ず入れます。
- 指摘へのお礼
- 不備のお詫び
- 修正した内容（例：日付・職歴・誤字など）
- 差し替え版であること
- 旧版の破棄依頼
また、採用担当者が区別しやすいよう、添付ファイル名は「履歴書_氏名_差替」などにしておくと親切です。
【例文】
件名：履歴書再送の件【山田太郎】
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。
山田太郎です。
先ほどご指摘いただいた内容を修正し、履歴書を再送いたしました。
お手数をおかけして申し訳ございませんが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
履歴書をメールで送る際の注意点
履歴書をメールで送る場合、郵送とは異なる点に注意が必要です。
特に重要なのは、ファイル形式や添付方法です。
メールでの提出は手間がかかりませんが、それだけにマナーを守ることが重要です。
ファイル形式に気をつける
履歴書をWordやExcelで作成した場合、そのまま送るとレイアウト崩れや文字化けが起きる可能性があります。
また、第三者が内容を書き換えることもできてしまいます。
そのため、履歴書はPDF形式に変換して送る方法が推奨されています。
ただし、企業からファイル形式の指定がある場合は、必ずその指示に従いましょう。
履歴書をパソコンで作成するメリットについては以下でご紹介しています。
『手書きvsパソコン論争に終止符を！履歴書はどっちで作成すればいい？』
ファイル名はわかりやすく
採用担当者は多くの履歴書を受け取ります。
ファイル名が「履歴書.pdf」だけでは、誰の書類か判断できません。
そのため、次のように氏名を入れておくとわかりやすくなります。
【例】
履歴書_山田太郎.pdf
誰の履歴書かすぐにわかるファイル名にしておきましょう。
履歴書＋職務経歴書を同時に送るとき
転職活動では、履歴書だけでなく職務経歴書を一緒に送る場合もあります。
その場合は、それぞれのファイル名を分けておくと採用担当者が確認しやすくなります。
【例】
履歴書_山田太郎.pdf
職務経歴書_山田太郎.pdf
書類内容と氏名がすぐ判断できるファイル名にしておくという配慮が大切です。
容量が大きいとき：クラウド共有で提出
履歴書や職務経歴書のデータ容量が大きくなってしまいメール添付で送れない場合は、クラウドサービス（Google DriveやDropboxなど）を利用して提出する方法もあります。
ただし、企業によってはセキュリティの都合などでクラウドリンクによる提出を認めていない場合もあります。
そのため、まずはクラウド共有での提出が可能かどうかを確認することが大切です。
もしクラウド共有が不可の場合は、郵送やファイルを分割して送るなど、企業の指示に従いましょう。
クラウド共有で提出する場合は、メール本文に次の内容を記載しておくと、採用担当者が確認しやすくなります。
- 共有URL
- 閲覧期限
- パスコードの有無
- ファイル名
たとえば、以下のように書くと内容が伝わりやすくなります。
【例】
履歴書および職務経歴書は、以下の共有リンクよりご確認いただけます。
URL：https://○○
閲覧期限：〇月〇日まで
パスコード：あり（別途ご連絡いたします）
ファイル名：履歴書_山田太郎／職務経歴書_山田太郎
クラウド共有を利用する際はセキュリティにも注意が必要です。
誰でも閲覧できる公開リンクは避け、可能であれば「閲覧者制限」や「閲覧期限の設定」を行いましょう。
履歴書には個人情報が含まれるため、第三者がアクセスできないようにパスコードをかけるなど配慮することが重要です。
履歴書をメールで送る際にパスワードは必要？
履歴書の送付方法について指定がある場合は、その方法に従って提出しましょう。
指示がある場合は2通送付
企業から「パスワード付きファイルで提出してください」と指示がある場合は、書類送付メールとパスワード通知メールを分けて送る方法が一般的です。
これは、同じメール内にファイルとパスワードを記載してしまうと、情報保護の意味が薄れてしまうためです。
履歴書には氏名・住所・連絡先などの個人情報が含まれるため、企業の指示に従い適切に送付しましょう。
これはご自身の安全を守ることにもつながります。以下のような流れです。
1通目：書類送付メール
履歴書や職務経歴書のファイルを添付し、「パスワードは別メールで送る」旨を記載します。
【例】
履歴書および職務経歴書を添付しております。
パスワードにつきましては、別メールにてお送りいたします。
2通目：パスワード通知メール
件名に「パスワードのご連絡」と氏名を入れ、ファイルのパスワードを伝えます。
【例】
件名：パスワードのご連絡【山田太郎】
なお、パスワード通知メールを送る際は、同じメールスレッドに返信するか、新規メールで送るかは企業の運用によって異なる場合があります。
迷った場合は、基本的に書類送付メールに返信する形で送れば問題ありません。
指定がない場合の判断軸
履歴書の送付方法についてパスワードの指定がない場合は、企業の提出ルールを最優先に考えることが重要です。
特に指定がない場合は、採用担当者の手間を増やさないことを優先し、余計な設定をしない方法で送るのが基本とされています。
ただし、対応に迷う場合は次の手順で確認すると安心です。
- 求人票や案内メールをもう一度確認する
- 提出方法について企業に問い合わせる
- クラウド共有（閲覧制限付き）での提出に切り替える
履歴書には個人情報が含まれるため、メール送付の際は取り扱いに十分注意する必要があります。
そのため、「個人情報を含むため、取り扱いに注意」の一文を入れておくのが安心です。
企業の指定がある場合は、その方法に必ず従いましょう。
ZIP送信の注意点｜受信ブロックの可能性
履歴書をパスワード付きZIPファイルにして送る方法が紹介されることもありますが、企業によってはZIPファイルの受信を制限している場合があります。
セキュリティ対策として、ZIPファイルやパスワード付きファイルが自動的にブロックされるメールシステムを採用している企業もあるためです。
そのため、企業から指定がない場合は履歴書をZIP形式にして送ることは避けたほうが無難といえます。
ZIP送付が指定されている場合のみ、その方法で提出しましょう。
もしメール添付が難しい場合は、次の方法で提出することも検討しましょう。
- PDFファイルとしてメール添付する
- クラウド共有で提出する
- 郵送で提出する（企業に確認のうえ）
企業の受信環境によってはファイルが届かないこともあるため、提出方法は必ず企業の案内に従いましょう。
スマホで送っても問題ないか？
履歴書の提出は、スマホから送信しても問題ありません。
最近はスマホで履歴書を作成・提出する人も増えており、メール送付自体は問題なく行えます。
ただし、スマホは画面が小さいため、送信時のミスに気づきにくいという点があります。
誤送信を防ぐため、送信前には次のポイントを確認しましょう。
・スマホで履歴書を送る際の確認手順
- 履歴書をPDF形式に変換する
- 添付後に「添付ファイルが表示されているか」を確認する
- 送信前にメール本文と添付ファイルをプレビューする
- 通信が安定した場所で送信する
スマホ送信では、添付し忘れて送信してしまう、別のファイルを誤って送る、宛先を間違えて送信するなどのミスが起こりがちです。
これらは送信前の確認で防ぐことができます。
スマホから履歴書を送る場合は、落ち着いて内容をチェックしてから送信しましょう。
スマホで履歴書を作成・送付する方法については、以下の記事も参考にしてください。
『スマホで完結！履歴書の作り方と提出のポイント』
メールで履歴書を送る前の最終チェックリスト
メール送信前には、必ず次の点を確認しましょう。
□宛先のメールアドレスに間違いがないか
□会社名や部署名、担当者名に間違いがないか
□件名は適切か、自分の氏名が含まれているか
□誤字脱字はないか
□ファイル形式は正しいか
□ファイル名は適切か
□ファイルはしっかりと添付されているか
□履歴書・職務経歴書など必要書類が揃っているか（添付一覧と一致）
□PDFが開けるか/崩れていないか（スマホ・PCどちらでも）
□パスワード指定の有無を確認したか（指定があるなら2通送付）
□クラウド共有の場合：閲覧制限/期限/URLの誤りがないか
特にメールアドレスや宛名を間違えると、履歴書が採用担当者のもとに届かない可能性があります。
送信前に必ず確認しましょう。
まとめ
履歴書をメールで送る場合は、郵送とは異なるマナーを理解しておくことが大切です。
特に重要なのは次のポイントです。
- 提出方法を事前に確認する
- 期限より早めに提出する
- メール本文は簡潔にまとめる
- 履歴書はPDF形式で送る
- ファイル名は氏名入りでわかりやすくする
履歴書の内容だけでなく、メールの送り方も採用担当者の印象を左右します。
基本的なマナーを守り、丁寧な応募メールを作成しましょう。
当サイトではこれまでも履歴書や応募書類の書き方や送り方に関する情報を発信しています。
以下の記事も参考に、転職活動を有利に進めましょう。
『履歴書写真の髪型で差が付く！採用担当者に好印象を与えるポイントとNG例を徹底解説』
『履歴書の写真の服装に迷ったら？スーツなしでも好印象を与えられるスタイルとは』
『【履歴書】それ書くと不採用になるかも！本人希望欄の注意点』
『履歴書で在職中の職歴欄はどう書く？ケース別に解説』
『履歴書と職務経歴書の違いを知ってもっと自分を売り出そう！』
