最近では、履歴書をメールで送るよう求められることが増えています。
郵送に比べて手間はかかりませんが、メールならではの注意点もいくつかあります
この記事ではメールで履歴書を送る際の本文の書き方やマナーについてご紹介します。
履歴書を送る際の基本的なマナー
履歴書や応募書類の送付はマナーが身についていてそれらを守っている人とそうでない人の差が現れやすいです。
マナーが守れていないと応募先企業に迷惑をかけ、悪印象を与えてしまいかねません。
まずはメール、郵送問わず履歴書を送る際に気をつけるべきことについてご紹介します。
履歴書の提出方法を確認しておく
履歴書を応募先企業に提出する方法には郵送する、メールで送る、筆記試験や面接時に持参するなどさまざまあります。
提出方法が指定されているケースも多いので、必ず求人情報の記載や会社説明会などのガイダンスで確認しておきましょう。
指定された方法と違った方法で送ってしまうと受け付けてくれない、採用担当者のもとに届かないといったリスクもあります。
早めの提出を心がける
履歴書の提出期限についてもしっかりと確認しておきましょう。
期限内に送付するのはもちろんですが、できれば期日より早め、2～3日までに届くのがベターです。
どのような仕事にも期限があります。
履歴書を提出するのが早ければ、仕事が速いと評価されるかもしれません。
逆に期限を過ぎてしまうと「締め切りを守らない」「仕事が遅い」という印象を与えてしまいます。
また、やはり期日までに履歴書を提出しないと不採用になってしまうおそれもあります。
添え状やメールの文面はわかりやすく・簡潔に
添え状やメールの文面は
「どのような書類を添付しているのか？（履歴書、職務経歴書、その他資料）をわかりやすくする」
という目的があります。
そのため、簡潔に記しましょう。
「丁寧な印象を与えたいから」
「自分をアピールしたいから」
と添え状やメールを長々と書いてしまうのは逆効果です。
PRしたいことがあれば履歴書や職務経歴書で存分にアピールしましょう。
履歴書を提出する際のマナーについては以下の記事も参考になります。
『転職者必見！履歴書の書き方から提出まで徹底解説』
履歴書をメールで送る際の注意点
履歴書をメールで送る場合、郵送や持参とは勝手が違います。
以下の点に注意しましょう。
ファイル形式に気をつける
履歴書をパソコンで作成する場合、WordやExcelといったソフトを使われるかと思います。
しかし、そのままメールで送ると相手方のパソコンのOSやソフトのバージョンによってはレイアウト崩れや文字化けが発生するおそれがあります。
履歴書を作成したらPDFに変換して送られることをおすすめします。なお、ファイル形式に指定がある場合は、それに従いましょう。
メールで送る場合でも郵送や持参する場合でも、履歴書はパソコンで作成すれば手間がかからず内容のブラッシュアップもできておすすめです。
履歴書をパソコンで作成するメリットについては以下でご紹介しています。
『手書きvsパソコン論争に終止符を！履歴書はどっちで作成すればいい？』
ファイル名はわかりやすく
採用担当者は多くの求職者から履歴書を受信する可能性があります。
ファイル名が「履歴書」だと誰の履歴書なのかがわからず、開いて確認する必要があります。
「履歴書【山田太郎】.pdf」
というように、書類の内容と差出人がわかるようファイル名を設定しましょう。
【例文付き】履歴書を送る際のメールの書き方
以上で履歴書を送付する際のマナーや注意点についてご紹介しました。
ここからは履歴書を送る際のメールの書き方を、例文も交えてご紹介します。
タイトル
まずはメールのタイトル（件名）を書きましょう。
なるべくシンプルで、ひと目で履歴書が添付されていることがわかるよう心がけましょう。
また、差出人がわかるようにするのもポイントです。
（例）
・履歴書ご提出の件【山田太郎】
・【山田太郎】履歴書ご送付の件
宛名
メールの冒頭に宛名を記載します。
応募先の企業名、部署名、担当者名を記載します。
なお、担当者が不明な場合は「採用ご担当者様」でも問題ありませんが、極力相手方の氏名を記載するのが望ましいです。
履歴書を送付する担当者についても求人情報などで確認しておきましょう。
（例）
株式会社●●
人事部採用課
田中花子様
株式会社●●
採用ご担当者様
本文
前述のとおり本文は履歴書が添付されていることがわかるよう簡潔に書くことが大切です。
主に以下のような情報を記載しましょう。
・差出人
・募集に応募する旨
・応募する職種
・履歴書を添付する旨
（例）
いつも大変お世話になっております。山田太郎と申します。
先日会社説明会に参加させていただき、ぜひ貴社の●●職に応募させていただきたくご連絡差し上げました。
つきましては履歴書を添付いたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。
署名
最後に署名を記載しましょう。
署名とはメールの差出人の情報を明らかにするものです。
主に以下のような情報を盛り込みます。
・差出人の氏名
・住所
・電話番号
・メールアドレス
なお、署名は罫線などの記号を使って囲むことで、本文と区別がしやすくなります。また、電話番号やメールアドレスなどは連絡がとりやすいものを記載しましょう。
（例）
―――――――――――――――――
山田太郎
〒XXX-XXXX
●●県●●市X丁目X番地 ●●XXX号室
電話：XXX‐XXXX‐XXXX
メール：xxxx@xxxx.xxx
―――――――――――――――――
メールで履歴書を送る前の最終チェックリスト
メールで履歴書を送る際には、文面を作成したらすぐに送信するのではなく、一旦以下のような事柄を確認しましょう。
□宛先のメールアドレスに間違いがないか
□会社名や部署名、担当者名に間違いがないか
□件名は適切か、自分の氏名が含まれているか
□誤字脱字はないか
□ファイル形式は正しいか
□ファイル名は適切か
□ファイルはしっかりと添付されているか
メールアドレスや宛先を間違えれば履歴書が採用担当者に届かない可能性があります。
また、相手の会社名や氏名を間違えるのは大変失礼です。
肝心の履歴書のファイルを添付し忘れたりファイル形式が間違っていたりすると、再度メールを送り直さなければなりません。
以上を必ずチェックしたうえでメールを送りましょう。
まとめ
今、デジタルトランスフォーメーションやペーパーレス化の流れで履歴書をメールで提出する機会が増えてきています。
履歴書をメールで送ればプリントアウトする手間や郵便局に行く手間などを省けますが、注意点やメールならではの守るべきマナーもあります。
特に採用担当者の印象を左右するのは期限とメールの文面です。
失礼がないように、期限内に履歴書を送りましょう。ぜひ今回の記事を参考にしてください。
また、転職の場合は履歴書だけでなく職務経歴書も作成・送付する必要があります。
詳しい作成方法については以下の記事でご紹介しています。
『履歴書と職務経歴書の違いを知ってもっと自分を売り出そう！』
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