「事務職の仕事に興味があるけれど、志望動機の書き方がわからない」とお悩みではありませんか？特に、事務職未経験の場合は、「アピールできるパソコンスキルがない」と考えてしまうかもしれません。
事務職は、電話や接客対応の機会も多く、パソコンスキル以外にコミュニケーション能力も求められます。また、一般事務や経理事務、医療事務などの種類によっても求められる能力が異なるため、事務職に関する基本的な内容を理解したうえで志望動機を考えるとよいでしょう。
この記事では、事務職の志望動機の書き方や注意点を例文付きで解説します。業種別に押さえておきたいポイントもまとめましたので、ぜひ参考にしてください。
事務職における志望動機の書き方のポイント
それでは早速、事務職に応募する際の志望動機の書き方をチェックしていきましょう。
事務職の仕事内容については、こちらの記事で紹介しています。
『人気の事務職とはどんな仕事？仕事内容、やりがい、押さえておきたい役立つ資格を紹介』
能力やスキルは具体的に書く
能力やスキルは、なるべく具体的に書きましょう。アピールする資格が特にない場合は、パソコン関連の検定や秘書検定を受けておくのも一つの方法です。
さらに、自身が持つ能力やスキルが、企業のどのような課題解決に役立つのかを伝えられると納得感が出ます。例えば、チームで行う事務作業をソフトの導入で効率化した経験がある場合は、新しい企業でも再現が可能なので積極的にアピールしましょう。
応募先の企業に近い業界で働いた経験がある場合も、プラスの評価になる可能性が高いため、どのような業務を担っていたのかを具体的に伝えます。
コミュニケーション能力や協調性の高さなどもアピールする
事務職ではパソコンスキルが求められることが多くありますが、働く部署によっては電話や来客対応の機会もあるため、コミュニケーション能力も重要です。
「事務職は黙々と仕事をする」というイメージを持っていると、企業が期待している人材像とズレてしまうかもしれません。複数人で業務を行うこともあるため、協調性の高さもアピール要素になります。
応募する職種でかなえたいことを伝える
面接の担当者は、志望動機を通じて、応募者がなぜ事務の仕事をしたいのかを理解しようとします。
これまでの仕事の経験を通じて学んできたことを伝えたうえで、応募する職種でかなえたいことを志望動機として明確に打ち出しましょう。入社後の活躍がイメージできるビジョンを伝えることで、入社に対する熱意を伝えることが可能です。
「貴社の役に立ちたい」や「貴社の商品が好きだから」という理由は、ポジティブに感じられますが、具体性がありません。そのため、志望動機としては弱くなります。
【職種別】事務職の志望動機の例文
ここでは、実際に志望動機を書く際に参考となる例文をいくつか紹介します。職種別に例文を取り上げますので、ぜひ参考にしてください。事務職が未経験の場合は、ほかの職種で身に付けた能力やスキルが事務職に役立つことをアピールしましょう。
一般事務
一般事務の仕事は、書類作成から電話対応、ほかの社員のサポート業務まで多岐にわたります。基本的なパソコンスキルに加えてコミュニケーション能力が求められるほか、マルチタスクが多くなるため、タスク管理能力も重要です。事務職未経験者の場合は、チームで働いた経験やリーダーとしてプロジェクトを任された経験などを具体的に伝えるとよいでしょう。
志望動機の例：
「現在行っている業務は、請求書の処理やデータの集計、資料作成などのサポート業務が中心です。 ExcelやWord、PowerPointなどのOfficeソフトの操作は得意で、特にExcelの関数を用いたデータ集計は部署内で高く評価されています。3名ほどのチームで作業を分担していましたが、タスクの采配や進捗管理を任されており、自らの業務を管理しながらチームのメンバーがスムーズに業務を遂行できるよう心がけていました。」
営業事務
営業事務は、見積書や請求書、領収書などの書類作成業務が多くなります。営業担当者と連携を取りながら、迅速かつ正確に業務を行うことが求められるため、柔軟性の高さをアピールしましょう。顧客対応の経験もアピールポイントになります。
志望動機の例：
「アパレル店で3年間の接客経験があります。お客様の要望に対してきめ細やかに対応しながら、『また来たい』と感じていただけるような接客を心がけていました。営業事務は、直接お客様と接する機会は少ないかもしれませんが、日々の一つひとつの業務がお客様につながっていることを意識し、真摯に取り組みたいと考えております。」
経理事務
経理事務は、経理担当者のサポート業務が主な仕事です。会社の売上や経費を間違いなく記録する正確さが重要になるポジションといえます。経理や財務に関連する業務経験や簿記の資格がある場合は、 積極的にアピールしましょう。実績がなくても、経理や財務に関心があることを伝えると印象がよくなります。
志望動機の例：
「現在は、病院やクリニックを対象とした法人営業を行っています。営業担当として売上や経費を管理するなかで、会社の財務や経理に強い興味を持ちました。日商簿記3級の資格を取得しており、現在、2級取得を目指して準備中です。経費精算や会計システムも現職で使用しているため、採用後は即戦力としてお役に立てると考えています。」
医療事務
医療事務は、病院やクリニックで受付やカルテの入力、レセプト（診療報酬明細書）などを作成するのが主な仕事です。経験者の場合は、「より規模の大きい病院に勤務してみたいと考えた」など、転職を考えている理由をポジティブにまとめましょう。
アピールできる実績がない未経験者の場合は、医療事務の仕事に役立つ能力やスキル、これまでの経験をアピールします。
志望動機の例：
「自身が患者として病院を訪れた際、医療事務の方が丁寧に対応してくださったおかげで不安が和らいだ経験から、医療事務に興味を持ちました。現職では、請求書や領収書の作成や経費申請なども多く、作業の正確さには自信があります。」
医療事務の仕事内容については、こちらの記事で紹介しています。
『調剤薬局事務とは？未経験OK？必要な資格や年収も解説！』
事務職で志望動機を書く際の注意点
事務職で志望動機を書く際は、次のような点に注意しましょう。自分自身のメリットではなく、あくまでも応募先の職場が自分を採用するメリットを伝えることが大切です。
ChatGPTの活用方法については、こちらの記事で紹介しています。
『悪用禁止？志望動機をChatGPTに作ってもらう方法とは？』
給与や待遇に関する希望を押し出さない
給与や待遇がよいことが主な志望動機であったとしても、それを押し出してしまうと相手によい印象を与えません。「給与がもっと高い会社があったらすぐに転職してしまうのでは」と思われる可能性もあるので注意が必要です。
前職がイヤだからという理由はNG
営業や接客などの経験者で、「人と関わる仕事が苦手だから事務職に就きたい」と考える人がいるかもしれません。しかし、事務職も人と関わる機会が多く、コミュニケーション能力が求められます。どのような理由であっても、前職がイヤだから事務職を選んだと伝えてプラスになることはないでしょう。
ほかの職種でも実現できることは志望動機として弱い
「人の役に立ちたい」や「自分のスキルを活かしたい」などの理由は、事務職以外でも当てはまります。他の職種でも実現できることは志望動機として弱くなるため、その業界や業種ならではの理由を伝えることを意識しましょう。
個人的な経験と志望動機を結び付けるとエピソードに信ぴょう性が生まれ、説得力が高まります。
まとめ
事務職には、さまざまな種類があります。同じ事務職であっても、どの業界やポジションを選ぶかによって求められるスキルが変わってくるため、求められている要素をよく理解したうえで志望動機をまとめましょう。
