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人気の事務職とはどんな仕事?仕事内容、やりがい、押さえておきたい役立つ資格を紹介

特に女性に人気の高い事務職ですが、具体的な仕事内容については知らないという方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、転職を考えている方に向けて、事務職の具体的な仕事内容からメリット、やりがい、さらに役立つ資格まで詳しくご紹介します。これから事務職への転職を考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

事務職の仕事内容を1日の流れで理解しよう

事務職の仕事内容を説明する前に、まずは事務職の種類をご紹介します。事務職とひと口にいっても、一般事務、営業事務、貿易事務、医療事務、経理事務、学校事務などさまざまあります。一般的に募集が多いのは一般事務・営業事務・管理部門系の事務職です。

一般事務は、その企業で発生するデータ入力や書類作成、電話や来客応対などを一手に引き受ける仕事です。対して営業事務は、営業をサポートするための書類作成や担当顧客との電話やメールのやりとり、サービスの発注や納期などの管理を行います。このように一般事務と営業事務は似ているようで対象範囲に違いがあるのです。

また、営業事務の書類作成は、営業の代わりに行うため、見積書や請求書、データ集計、プレゼン資料の作成なども含みます。厳密には企業によって任せる業務の幅は異なりますが、営業が営業活動に集中できるように事務業務を全て担当するというイメージを持っておくとよいでしょう。

一般事務の1日の流れ

では、9時始業で18時終業の一般事務の方の1日のおおよその流れを見ていきましょう。

9:00     メールチェック・当日のタスク整理

9:30     必要書類の作成、データ入力などの業務 

電話や来客があれば、取り次ぎやご案内などを行う

12:00   ランチ休憩

13:00   電話応対や来客応対などと並行しながら、その日に出す郵便物の確認や準備

届いた郵便物の振り分け、書類作成を行う

17:30   業務終了。明日のタスク確認や備品等の片付けを行う

18:00   退社

基本的には、さまざまな業務を並行して行うため、マルチタスクが得意な方に向いている仕事といえます。

一般事務のほかにもさまざまは事務業務があります。あまり知られていない下記の事務業務についてもご紹介していきます。

貿易事務

貿易事務は、商社やメーカーなど輸出入に関わる企業で働く事務職を指します。ほかの事務とは異なり、海外に向けてメールや書類作成などを行うため、語学力が欠かせません。海外からどんなものがいくつ、どのくらいの重さのものが届くのかという貿易書類や、支払い費用に関する信用状や為替手形などを全て外国語(主に英語)で作成する必要があります。そのほか、輸送手配や税関への申告、出荷や納品管理、電話でのやりとりなども発生します。

医療事務

医療事務は、その名の通り、医療機関で働く事務職のことです。私たちが病院を訪れた際、対応してくださる方が医療事務の方で、患者さんが来たときの受付や医療費計算、会計、保険者への診療報酬の請求、そのほか病院に関わる清掃、掲示物の管理、予約管理などを行います。

診療報酬の請求とは、健康保険の保険者に負担してもらう費用を算出し請求する仕事のことで、医療事務の重要な業務のひとつです。

管理部門系の事務

管理部門系の事務職は、経理・総務・人事などが代表的です。書類作成やファイリング、データ入力、電話応対、来客応対などの内容は変わりませんが、その内容が部署ごとに異なります。

経理であれば、経理系の書類作成や電話応対がメインとなります。会計ソフトを利用した帳簿管理や資金管理、給与支払いなどの処理を行うほか、請求書や伝票の作成などを行います。電話応対も社内からの経費関連の問い合わせがあったり、銀行での通帳記帳などを担当することもあったりします。

総務事務は、一般事務の仕事にプラスして、備品管理や施設メンテナンス、会議室の準備、議事録の作成などの業務を行います。

人事部は、さらに労務系と採用系に分かれるケースも多く、労務系なら入退社、給与計算や支払い、社員情報更新などを行い、採用系であれば、採用計画に基づいた求人広告、人材紹介会社とのやりとり、採用広報活動や説明会の実施、制度の整備などを行います。

事務職として働くメリット・やりがい

ここでは事務職として働くメリットと、やりがいをご紹介します。

事務職として働くメリット

・イレギュラーが起きにくい業務なので見通しが立ちやすい

事務職は、来客や電話応対はありますが、大きなイレギュラー対応が生じにくいといった特徴があります。

例えば、営業やシステム保守などの仕事と比較すると、顧客側で何かトラブルがあった場合、連絡が来てすぐに対応をしなければなりません。しかし、事務職の場合は取り次ぎをするという業務が発生するだけで、トラブル対処の当事者になることはあまりありません。そのため、業務の見通しが立てやすいというメリットがあります。

・レベルアップの幅が広い

書類作成において、Microsoft OfficeなどのPCスキルを磨けば、よりクオリティが高く、業務改善につながる書類作成が可能になります。また、コミュニケーション力があれば、他部署を巻き込んで、より効率的に仕事を進められる体制構築に寄与することも可能です。

事務職としてレベルアップしていけば、管理職として事務職をまとめる立場になり、より効率的な業務体制の構築、社員の育成、研修内容の再考など、仕事の範囲を広げていくことができます。

・知識を身につければ、ほかの職種にステップアップも可能

一般事務で担当する業務は、多岐にわたる仕事の基礎部分を学べます。経理・財務・マーケティング・人事などの知識を身につければ、ほかの職種にステップアップすることも可能です。年齢制限がある場合もありますが、経理や財務なら簿記、マーケティングならマーケティング検定など、実務面で役立つ資格があります。

事務職のやりがい

事務職のやりがいとしては、下記のようなものが挙げられます。

・人をサポートできる

事務職の仕事は、基本的に人(社員)をサポートする業務です。その性質上、感謝されることが多く、人に感謝されることで喜びを感じる方は特にやりがいを感じられます。

・チームで仕事ができる

事務職は、バックオフィスとしてサポート業務がメインであるため、チームで仕事をすることが一般的です。個人ノルマがあって主に一人で業務を行い、結果を追求するという仕事よりも、誰かとつながり、喜びを分かち合いながら仕事がしたいという方は、やりがいを感じやすい仕事といえるでしょう。

・コツコツ進められる

サポート業務がメインで、多くの人と関わり合いながら行う仕事ではありますが、実際の作業自体は一人で行うことが多いという一面もあります。そのため、コツコツと自分のペースで業務を行いたいという方にとっては働きやすく、やりがいのある仕事です。

・スキルに応じて頼られ、重宝される

どのような目的を持った書類作成なのか、どうすればその目的を達成できるのかなどサポートする相手を思いやる業務ができるようになると、どんどんスキルアップしていけます。

明確にレベルアップできたかどうか、数値で見えるわけではないので分かりづらく感じるかもしれませんが、社内で頼られているかどうかは、周囲の反応から明確に分かるものです。事務職は、そうした周囲からの評価でやりがいを感じられる仕事でもあります。

事務職の転職に役立つ資格

最後に、転職する前に押さえておきたい、事務職で役立つ資格をご紹介します。

Microsoft Office Specialist(MOS)

まずは、マイクロソフト社が認定するMicrosoft Officeに関する国際資格「MOS」です。Word、Excel、PowerPointなどのMicrosoft Officeのソフトは多くの企業で利用され、事務職のさまざまな業務でも欠かせないツールといえます。それぞれのツールを使いこなせることを証明するこの資格を持っていれば、事務職として即戦力だと評価されやすくなります。

日商簿記

日商簿記を持っていれば、一般事務の仕事以外に経理事務を任せてもらえる可能性も大きくなります。事務職としてキャリアアップを目指したい場合は、2級を目指すことをおすすめします。

秘書検定

秘書検定は、事務職に必要な全ての知識が詰まった検定です。この資格だけで合否が決まるわけではありませんが、事務職としてのスキルを証明することにもつながり、転職の際だけでなく、実際の業務でも役立つ知識を身につけることができます。

TOEIC

TOEICは、英語によるコミュニケーションとビジネス能力を評価する試験で、最近はグローバル化が進み、海外との取引が多くなってきていることから、あらためて注目されています。事務職でもTOEICを持っていると社内で重宝される可能性が高く、特に貿易事務では大きなアピールになる資格です。

社労士

人事事務を目指すなら、社労士の資格を取得することをおすすめします。難易度は非常に高いですが、労務系全般を理解できるため、持っておくと合否にかなり影響する可能性が高く、実際の業務でも生かせる場面は多くあります。

まとめ

これから事務職に転職しようとしている方に向けて、事務職の仕事内容・メリット・やりがい・役立つ資格についてご紹介しました。「知っている」と思っていた事務の仕事も、知らなかったポイントが多くあったのではないでしょうか。

事務職は特に女性に人気が高く、転職するにはハードルが高いと感じる方もいらっしゃるかもしれません。しかし、役立つ資格や今後のキャリアプランを交えてお話すれば、ほかの候補者との差別化も可能です。

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