事務職は、未経験でもチャレンジできる求人が多いため、興味がある人も多いでしょう。
今回は、「自分の性格に事務職が合っているのかな？」と疑問を持っている人に向けて、事務職の詳しい仕事内容や向いている性格を紹介します。
求人担当者が見ているポイントや転職のコツも解説しますので、ぜひご覧ください。
事務職の仕事内容は？
事務職の仕事内容は、どのような内容の事務なのかによって大きく異なります。
ここでは、代表的な事務職について見ていきましょう。
以下の記事では事務職の仕事内容を紹介しています。
『人気の事務職とはどんな仕事？仕事内容、やりがい、押さえておきたい役立つ資格を紹介』
一般事務
一般事務、またはOA事務とは、書類作成や来客・電話・メールの対応、パソコンを使ったデータ入力などの仕事の総称です。
総務部の仕事が一般事務にあてはまることが多く、どのような業界や企業でも一般事務の役割を担う人材は欠かせません。
このあとに紹介する営業事務や貿易事務といった、専門的な事務職にあてはまらない場合の事務職のことを、一般事務やOA事務と呼ぶと考えて差し支えないでしょう。
営業事務
営業事務とは、営業職の人をサポートする事務職のことです。
営業の仕事には、見積書や請求書、発注書の作成、メール対応といった事務作業が多く含まれます。
事務作業を営業事務が担うことで、営業担当者はコア業務である顧客とのコミュニケーションに時間を割くことができます。
企業によっては、商品の在庫管理や発送、プレゼン資料の作成サポートなども営業事務の仕事になります。
営業担当者と密に連携して仕事を進めることが大切なポジションで、臨機応変な対応力が必要です。
貿易事務
貿易事務とは、輸出や輸入に関する手続きを専門に行う担当者のことです。
貨物を輸出入するには、インボイスや船荷証券、梱包明細などの書類が必要です。
書類の作成には専門知識や語学力が求められるため、輸出入が必要な事業を展開している企業では、貿易事務が重要な役割を担います。
また、海外からの問い合わせ対応や輸出入に関する相手国と日本国内の法律の調査なども必要です。
貿易事務の担当者は営業部門に所属するのが一般的ですが、企業によっては法務や経理、運輸などの部門に所属するケースもあります。
医療事務
医療事務とは、病院やクリニックで働く事務スタッフのことです。
患者さんの受け入れ、会計、カルテの作成、電話対応などの業務に加えて、「レセプト」と呼ばれる診療報酬の請求業務があるのが、医療事務の大きな特徴です。
レセプトとは、患者さんが自己負担した分以外の診療費用を、健康保険組合などに請求する業務のことです。
患者さんや診療月ごとに、入院・外来・調剤の項目別に診療報酬をまとめます。
専門知識が求められる業務で、一定レベルのレセプトの知識やスキルを持っていることを証明するための民間資格もあります。
事務職に向いている性格
事務職は、未経験者でもチャレンジしやすい仕事ですが、実は向き・不向きがはっきりと分かれる仕事でもあります。
ここでは、事務職に向いている性格について解説しますので、自分にあてはまるかどうかチェックしてみましょう。
人をサポートすることが好き
事務職は、基本的に誰かのサポートをする仕事です。
そのため、自分が先頭に立って目標に向かって進んでいきたい人よりも、裏方の仕事にやりがいを感じる人に向いています。
運動部でマネージャーをした経験がある人は、事務職が合っていると感じるのではないでしょうか。
ほかの部署の人との関わり合いも多いため、細かな気配りも欠かせません。
面倒見がいい人や世話好きな性格の人にも、事務職の仕事が合っているでしょう。
コミュニケーションを楽しめる
事務職は1人でコツコツと業務を進めるイメージを持っている人も多いですが、実はコミュニケーション能力が重要になる仕事です。
ほかの部署の人だけでなく、社外の人とのやり取りも多いため、コミュニケーションを楽しめる性格の人が向いています。
感情がコントロールできる
周りの人をサポートすることが事務職の主な役割になるため、ときには突発的な業務やほかの人の都合に振り回されてしまうこともあるでしょう。
そんなときも、自分の感情にうまく折り合いを付けてコントロールできる性格の人は、事務職に向いているといえます。
事務職に向いていない性格
次のような性格の人は、事務職に向いていないかもしれません。
ここで紹介する内容を踏まえたうえで、自分が事務職に合っているかどうかを冷静に判断してみましょう。
職人タイプ
自分の業務に没頭し、スキルを高めたいと考えている職人タイプの人は、事務職に向いていない可能性があります。
周りの人との調和が難しく、「仕事を頼みづらい」と思われるかもしれません。
営業のように明確な評価が欲しい
営業のように明確な評価がモチベーションになる性格の人も、事務職には向いていないでしょう。
事務職の成果は数値で測れないものが多く、仕事に取り組む姿勢や事務処理の能力といった主観的な評価になるためです。
明確な評価を求める人にとっては、事務職の評価基準がはっきりしないことが、ストレスになるかもしれません。
イレギュラーなことが苦手
事務職の担当者は、いつも行う定型業務だけでなく、誰の担当でもない業務や、ほかの人から頼まれた突発的な業務にも対応しなければなりません。
「決められた仕事以外はしたくない」という性格の人は、事務職としてうまく立ち回ることが難しくなるでしょう。
そのため、イレギュラーなことが苦手だという認識がある人は注意が必要です。
競争心が強い
周囲と切磋琢磨し、成果を出したいと考える競争心が強い人も、事務職に向いていません。
事務職で重要になるのは、周りとの競争ではなく調和です。
基本的に裏方の仕事であることを理解したうえで、事務職に就きたいかどうかを考えてみましょう。
事務職の求人担当者が見るポイント
事務職の求人担当者が見ているポイントを知っておくと、それに合わせた効果的なアピールが可能になります。
まずは、長く勤めてくれる人材かどうかです。
人材の採用や教育にはコストがかかるため、企業としては、なるべく長く勤めて欲しいと考えるのが普通でしょう。
志望動機が給与や福利厚生などの待遇だった場合、「もっと条件のよい所があったら転職してしまうだろう」と思われるかもしれません。
また、同じ事務職でも、種類によって求められる能力が違うため、業務内容と候補者の素質がマッチしているかどうかも重要になってきます。
例えば、貿易事務や医療事務といった専門知識が求められる事務職の場合は、積極的に新しい情報を取り入れてスキルアップしていこうとする姿勢が求められます。
事務職の転職活動で押さえておきたいポイント
事務職では、基本的なパソコンのスキルを持っていることが欠かせません。
エクセルの関数を扱う中級レベルのスキルがあると、ほかの候補者と差別化しやすくなるため、独学でスキルを高めてもよいでしょう。
また、幅広く応募先を探してみることも大切です。
「興味はあるけど、自分のスキルでは難しいかもしれない」と思った仕事であっても、応募してみたら自分の過去の経験が活かせる業務内容だったということもあり得ます。
以下の記事では事務職の志望動機を作成するポイントについてご紹介しています。
『事務職の志望動機の書き方は？ポイントや注意点を例文付きで解説！』
まとめ
事務職は、人をサポートすることが好きな人やコミュニケーションを楽しめる人、感情のコントロールが得意な人などに向いています。
ただし、今回紹介した「事務職に向いていない性格」が自分にあてはまったからといって、事務職に就けないわけではありません。
性格は、あくまでも傾向として参考にしたうえで、自分の強みが活かせる仕事を探してみましょう。
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