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円満に退職するための退職届の書き方徹底ガイド

退職願の封筒

転職する際には今の職場を辞めなければならず、その際には退職届を提出する必要があります。この記事ではこれから退職される方のために、退職届の書き方やマナーについてご紹介します。

退職届とは?

退職届とは退職するという意思を職場側に伝えるための書類です。退職届の提出は法的に義務付けられているものではなく口頭で「退職します」と伝えても退職することはできます。ただし、退職届を出すことで退職の意思を示したという証拠が残るため、極力提出されることをおすすめします。

また、職場によっては退職前に退職届を提出することが就業規則などで定められている場合もあります。退職届の提出の要否や提出先、提出期限などを確認しておきましょう。

退職願いとの違いとは?

退職願いとは退職したいという意向を伝えるための書類です。退職願いを提出した後に職場と退職時期や引き継ぎなどすり合わせを行い、退職が確定したら退職届を出すという流れになります。

なお、退職願いに関しても法的には提出が義務付けられているわけではなく、口頭で退職したい旨を伝えるだけでも問題ありません。

辞表との違いとは?

辞表とは公務員が退職する際に所属する官公庁に提出する書類です。会社員の退職届に相当します。辞表の提出については官公庁ごとに規定が定められているはずなので、職場のルールに従いましょう。

また、社長や取締役などの会社役員が辞職する際にその意思を示すために会社側に提出する書類も辞表と呼ばれます。

退職届を提出するタイミング

民法627条では退職日の2週間前までに退職する意思を職場に伝えることで、会社側の承諾の有無に関わらず退職することができると定められています。つまり、退職届も退職日の2週間前までに提出すればいいということになるのです。

しかし、会社としては後任者を決めて引き継ぎを行わなければならず、2週間前に申し出られても対応しきれない場合があります。そのため、退職日の1~2ヶ月前までには退職届を出すか退職の意思を口頭で伝えるのが望ましいです。また、いきなり退職届を出すのではなく、まずは退職願いを提出して退職する意向を示し、引き継ぎなどの段取りをしてから退職届を出すことで、スムーズかつ円満な退職につながります。

なお、前述のとおり退職のルールについては就業規則などで定められている会社も多いので、必ず確認して規定に従って進めるようにしましょう。

退職届の書き方

まずは退職届の見本を見てみましょう。

以下で各項目について書き方のポイントをご説明します。

①表題
「退職届」と記載しましょう。本文より大きめの文字で書くことで、その書類が退職届であることがひと目でわかるようになります。

②書き出し
表題の次は「私事」もしくは「私儀」と記載します。

③本文
退職する意思を伝えます。以下の④と⑤は必ず明確にしておきましょう。

④退職理由
自己都合退職の場合は「一身上の理由」で問題ありません。会社都合退職の場合は「事業縮小のため」「早期退職のため」というように退職理由を記載します。「一身上の理由」だと自己都合退職とみなされ、失業保険の受取条件などが変わってしまうおそれがあるためです。

⑤退職日
退職する年月日を記載します。西暦、和暦どちらでも問題ありません。

⑥届出日
退職届を提出する年月日を記載します。西暦、和暦どちらでも問題ありませんが、⑤と統一しましょう。

⑦退職者の所属と氏名
退職者が所属する部署名と氏名を正確に記載しましょう。氏名の下に押印をします。

⑧宛先
事業主(会社であれば代表取締役社長)の役職名と氏名を正確に記載します。 

退職届のQ&A

以上で退職届の書き方について見ていきました。ここからはみなさんがよく疑問に思いがちな点について、Q&A形式で回答します。

口頭だけで退職の意思を伝えるのはダメ?

前述のとおり、退職届の提出は義務ではありません。規則で退職届の提出について規定がされていなければ口頭で退職の意思を伝えるのも問題ありません。

しかし、退職届は退職をしたことの証拠となりうる書類です。特に失業保険は自己都合退職なのか、会社都合退職なのかで受給までの期間や金額などが変わってきます。そのため、なるべく退職届を提出されることをおすすめします。

退職届を提出する際に気をつけるマナーはある?

一般的には以下のようなマナーに従って退職届を作成、提出すれば問題ありません。

用紙のサイズ

用紙のサイズはB5もしくはA4がベターです。

縦書きでも横書きでも問題ない

縦書きで記載するケースが多いですが、横書きでも可です。なお、縦書きの場合、日付などの数字は漢数字(一、二、三……)で、横書きの場合はアラビア数字(1、2、3……)で記載しましょう。

宛先は正確に

一般的に退職届は社長に宛てて書きます。退職届に限らず相手の氏名や役職を間違えるのは大変失礼です。ホームページなどで氏名や役職をしっかりと確認した上で宛先を書きましょう。

封筒

封筒は白色のものを使い、退職届を三つ折りにして封入します。封筒の表面には「退職届」と大きく記載し、裏面にはご自身の所属部署名と氏名を記載します。

退職届は誰に提出すればいい?

所属する部署の直属の上司に提出するのが一般的です。会社によっては人事部宛てに提出するケースもあります。退職をする際にはまず直属の上司に退職したい旨を相談するか退職願を出すことになります。その後、引き継ぎのスケジュールなどを相談して退職日が確定した時点で退職届を出すというのが大まかな流れです。その際に退職届の宛先も上司に相談してみましょう。

パソコンで作成してもいい?

退職届はパソコンで作成しても問題ありません。ただ、受け取る上司や人事担当者、経営者によっては「誠意がない」「礼儀がなっていない」と捉える場合もあります。判断に困った場合は手書きで作成するのが無難です。

一度提出した退職届は撤回できる?

一度退職することが確定した場合、事業主側はそれを撤回する義務はありません。そもそも退職届を提出するのは退職日が確定した後で、退職に向けて準備が進んでいる段階となります。わざわざ配置転換をしたり人材を新たに採用したりして後任者を設けて引き継ぎが進んでいる状況、あるいは退職に関わる手続きの準備が進んでいる段階で退職を撤回してしまうと職場に大きな迷惑がかかります。退職をする際には十分に検討を重ねましょう。

なお、退職願いは退職の意向を伝える書類であるため、提出した後でも撤回することはできます。ただし、やはり事業主側が退職に合意して退職日が確定した後になると撤回は難しくなります。

まとめ

退職届は法的に提出が義務付けられている書類ではないものの、就業規則で提出するよう決められている場合は提出しないと退職が認められない可能性もあります。後々不利にならないためにも、極力書面で退職したという証拠は残しておきましょう。

退職届の書き方や提出の仕方にもさまざまなルールやマナーがあります。「立つ鳥跡を濁さず」。退職した後もその職場やメンバーとはなんらかの関係が続くこともあり得ます。円満に退職するためにも、しっかりと退職届の書き方やマナーを押さえておきましょう。

退職時には退職届の作成以外にもさまざまな事柄を確認しなければなりません。たとえば最後の大仕事として後任者への引き継ぎがあります。スムーズな引き継ぎをするためのコツは以下の記事で詳しくご紹介しています。
スムーズな引き継ぎと退職を実現するために押さえておきたい、3つのコツ

退職後には離職票が必要になる場合もあります。以下の記事を参考に、離職票の概要や必要となるケースについても押さえておきましょう。
離職票ってどんな書類?内容や必要になるシーンについて解説