面接を予定していたものの、体調不良や「他社から内定をもらった」などの理由で辞退したい場合もあるでしょう。
今回の記事では、面接辞退メールの書き方をわかりやすく紹介します。
基本構成やマナーを例文付きで紹介しますので、「失礼がないように面接辞退メールを送りたい」と考えている方は必見です。
面接辞退メールの基本構成
面接辞退メールの基本構成は、次のようになっています。
1. 件名
件名には、用件と自分の名前を必ず入れます。その際に、「面接について」などの曖昧な件名にすると見落とされてしまう可能性があるため、「面接辞退のご連絡」のように具体的な内容にするのがポイントです。
長すぎる件名もわかりづらくなるため注意しましょう。具体的かつ簡潔にまとめるのが社会人としてのマナーです。
2. 宛名
宛名には、会社名と部署名、担当者名を間違いのないように記載します。
担当者がわからない場合は、「採用ご担当者様」とします。
部署名や役職は省略しないようにしましょう。
3. 本文
本文では、辞退の理由を簡潔に伝えることを意識します。
続いて、面接の機会をもらったことに対する感謝の意を述べましょう。
最後に、「貴社のさらなるご発展を心よりお祈り申し上げます。」といった一文を添えると丁寧な印象になります。
4. 署名
署名は、誰からのメールなのかを相手にわかりやすく伝えるうえで重要な役割を持ちます。
採用担当者は、日々多くの候補者とメールのやり取りをしているため、署名を入れてコミュニケーションが円滑に進むようにしましょう。
署名に住所を記載する場合もありますが、基本的には氏名・電話番号・メールアドレスのみで十分です。
面接辞退メールで絶対に押さえておきたいマナー
面接を辞退すると相手のスケジュールに影響するため、少なからず迷惑をかけてしまいます。
ここで紹介するマナーを守り、社会人として恥ずかしくない振る舞いを心がけましょう。
できる限り早く連絡する
面接を辞退することを決めたら、できる限り早く連絡しましょう。
早めに伝えることで、企業側も別の面接をアレンジするなどの対応が可能になります。
誠意を示すうえでも、早めの連絡は重要です。
無断キャンセルは避ける
面接の無断キャンセルは、絶対に行ってはいけません。
企業側は面接の準備のためにリソースを割いているため、大変な失礼にあたります。
また、無断キャンセルは再応募の可能性を完全に閉ざしてしまうことにもなります。
面接の前日や当日の場合は電話連絡も行う
面接の前日や当日など、直前に面接を辞退する場合は、電話とメールの両方で連絡しましょう。
担当者がほかの会議などで離席していてメールに気づかない可能性もあるためです。
また、最終面接など、ある程度選考が進んだ段階で辞退する場合は、メールではなく電話で連絡することをおすすめします。
面接辞退メールの状況別の例文
面接の辞退には、さまざまな理由があります。
状況に応じて適切な表現を選ぶことで、相手に誠意が伝わりやすくなります。
また、理由を正直に伝えたほうが良い場合と、詳細を伏せたほうが良い場合があるため、例文とともに確認していきましょう。
体調不良
体調不良によって辞退する場合は、その旨を率直に伝えれば問題ありません。
例：
XX月XX日XX時より〇次面接を予定しておりますが、体調不良により、面接を辞退させていただきたくご連絡申し上げました。
お忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような形となり、大変申し訳なく存じます。
末筆ながら、貴社のさらなるご発展を心よりお祈り申し上げます。
家庭の事情
家庭の事情によって辞退する場合は、どのような事情かを詳しく伝える必要はありません。「家庭の事情」で辞退したい旨を簡潔に伝えましょう。
例：
XX月XX日XX時より予定いただいております〇次面接につきまして、誠に恐縮ながら家庭の事情により辞退させていただきたく、ご連絡申し上げます。
お忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果となり大変申し訳ございません。
末筆ながら貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
他社から内定をもらった
他社から内定をもらって面接を辞退することは珍しくないため、誠意のある対応をすれば失礼にはなりません。
例：
XX月XX日XX時より〇次面接を予定しておりますが、他社の選考が進み、内定をいただいたため、辞退させていただきたく存じます。
お忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり心よりお詫び申し上げます。
末筆ながら貴社のさらなるご発展をお祈り申し上げます。
企業とのミスマッチ
企業とのミスマッチが理由の場合は、「今後の方向性を考えた結果」や「一身上の都合により」などの柔らかい言い回しに変えるのがマナーです。
例：
XX月XX日XX時より予定いただいております〇次面接につきまして、今後の方向性を考えた結果、辞退させていただきたく存じます。
お忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような形となり大変申し訳ございません。
末筆ながら、貴社のさらなるご発展を心よりお祈り申し上げます。
具体的な理由は伏せたい
具体的な理由を伏せたい場合は、「諸事情」と伝えて問題ありません。
相手が時間を割いてくれたことに対する感謝の気持ちも忘れずに書き添えましょう。
例：
XX月XX日XX時より予定いただいております〇次面接につきまして、誠に恐縮ですが、諸事情により辞退させていただきたくご連絡申し上げます。
詳細な理由につきましては控えさせていただきますが、これまでのご配慮に心より感謝申し上げます。
末筆ながら、貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
まとめ
面接辞退をメールで伝えること自体は失礼にはあたりませんが、信頼関係を壊さないためのマナーを守ることが大切です。
辞退を決めたらできる限り早く連絡をして、無断キャンセルは絶対に避けましょう。
面接の前日や当日に連絡する場合は、電話とメールの両方で伝えることも大切です。
本記事で紹介したメールの構成や例文を参考にしながら、自分なりにアレンジしてみてください。
