総務の仕事内容を業務一覧で解説！やりがいや年収、求められるスキルは？

総務の仕事内容は？業務一覧で解説

総務の仕事内容は「ほかの部署にあてはまらない業務全般」といえるため、非常に幅広いのが特徴です。まずは、総務の主な仕事内容を見ていきましょう。

備品・機器管理

会社で使用する机やイスなどのオフィス家具、OA機器、ファイル、コピー用紙、名刺などの備品・機器の在庫状況を把握し、必要に応じて新規発注します。目立った仕事ではありませんが、備品に不足があると従業員が困ってしまうため、重要な役割といえます。

施設管理

社内の備品だけでなく、オフィスそのものの管理も総務の仕事です。清掃業者を手配し、オフィス内を清潔に保ちます。照明設備や空調に不具合があった場合は、必要に応じて専門の業者に修理を依頼します。施設の防災活動やメンテナンスといった活動に携わることもあるでしょう。

安全・衛生管理

安全・衛生管理には、次のような業務が含まれます。

• 従業員を対象とした健康診断の実施
• ストレスチェックの実施
• 時間外労働の抑制

従業員の健康を守り、いきいきと働けるようサポートします。ストレスチェックの実施など、企業に実施が義務付けられている業務もあるため、漏れなく対応することが大切です。

文書管理

契約書や請求書、稟議書、報告書といった文書の管理も総務の仕事です。社内文書だけでなく、対外的な文書作成が必要になることもあるため、ビジネス文書の作成スキルが求められます。必要に応じて電子データでの保管も行います。

労務管理

労務管理とは、従業員の勤怠や社会保険、給与計算などの手続きのことです。労務部が存在しない企業では、総務部が労務管理を担うこともよくあります。労働基準法など、各種法令の知識を積極的に学ぶ姿勢が求められます。

福利厚生業務

福利厚生とは、給与や賞与といった労働の対価に加えて、従業員やその家族に提供する報酬のことです。福利厚生の企画や実務に関する業務も、総務部が担います。フィットネスジムの割引利用や宿泊施設の提供など、各企業が独自の福利厚生を提供しています。

社内報の企画・発行

会社の理念を従業員に浸透させ、経営に対する考え方を共有する目的で発行される社内報は、社内のコミュニケーションツールとしての役割も担います。総務部が中心となって企画・発行されるケースが多く、最近ではアプリや電子データといったWeb媒体での共有も一般的になってきているため、ITに関する知識があると重宝されます。

株主総会の企画・開催

上場企業の場合、定期的に株主総会を実施します。株主へ送付する案内状を作成し、会場の予約や進行表の準備、プレゼンテーション資料の印刷など、さまざまな準備を行います。規模の大きい企業ほど参加する株主の数も多くなり、その分、総務部への負担も大きくなります。

問い合わせ・来客対応

来客や電話の応対、会議室の手配は総務部の基本的な仕事です。用件を的確に把握し、必要な従業員へ連携します。予定にない来客があった場合も、慌てず臨機応変に対応することが大切です。

従業員の健康管理

健康診断やストレスチェックといった定期的に実施する健康管理以外にも、従業員と直接コミュニケーションを取りながら健康状態を把握することは重要です。従業員の異変に対して早めに気づければ、適切な対応を取りやすくなります。

社内イベントの企画

入社式や納会、社員旅行といった社内イベントの企画・運営も総務が担います。企画をもとに年間予算を策定し、日々の業務と平行して準備を進めていけるよう計画を整えることが重要です。イベント当日は、案内窓口や司会などの業務を行うことになるため、忙しくなります。

総務の年収

総務の年収は380万円が目安です。ほかの部署が行わないことがすべて総務の仕事になるため、勤務先の規模が大きくなると業務量が増え、年収も高くなる傾向にあります。業務範囲によっては、年収が400～450万円になることもあるでしょう。

総務の仕事のやりがい

ここでは、総務の仕事のやりがいについて解説します。

総務が「やりがいがない」といわれるのはなぜ？

総務はしばしば、「やりがいのない仕事」といわれることがあります。その理由として、同じ業務の繰り返しが多いことや、営業のように仕事の成果が見えづらいことなどがあげられるでしょう。しかし、総務が担う仕事の範囲は非常に幅広く、視点を変えればメリットもたくさんあります。

ここからは、総務のやりがいについて詳しく見ていきましょう。

総務のやりがい

• 幅広く業務経験が積める
  社内の備品管理や電話応対、来客対応といったルーティン業務に加えて、人事や労務関係の業務、社内イベントの企画・運営など、幅広く業務経験が積めるのは総務ならではのメリットです。
  
  総務での仕事をきっかけに人事や労務に興味を持ち、将来的に部署移動を目指すこともできるでしょう。また、社内イベントの企画・運営は、マーケティングや営業の仕事にそのまま役立てられます。

• 会社を裏から支えている実感が持てる
  総務のようなバックオフィス業務に従事していると、会社を裏から支えている実感が持てるでしょう。総務の働きによって、従業員がスムーズに仕事を進めることができます。

• 従業員から感謝される
  総務は社内のあらゆる部署、役職の人とコミュニケーションを取る機会があります。直接、感謝の言葉を伝えられることもあり、やりがいを実感できるでしょう。

総務に求められるスキル 

総務に求められるスキルとして、次のようなものがあげられます。

作業の正確性

事務作業が多い総務の仕事では、正確性が重要になります。特に、従業員の人事や労務、契約などに関する情報は間違いがないようにしなければなりません。難易度が低い作業であっても、高いレベルで正確性を求められることは認識しておく必要があります。

スケジュール管理能力

総務の仕事には、備品管理や来客対応といった日常の業務に加えて、社内報の作成や株主総会といった定期イベントの準備も含まれます。通常業務をこなしながら、期限までに定期イベントの準備を漏れなく行う必要があるため、マルチタスクを正確に管理する能力は必須です。

コミュニケーションスキル

社内外の人と数多くコミュニケーションを取る機会があるため、基本的なコミュニケーションスキルに加えて、臨機応変に対応できる柔軟性も求められます。必要に応じてセミナーに参加するなど、スキルアップのための努力が欠かせません。

経理や労務など専門分野への興味

総務は、経理や労務などの業務を担うこともあるため、専門分野に興味を持ち、積極的にノウハウを身に付けようとする姿勢も重要です。「難しいことは苦手だから」とシャットダウンせず、あらゆる分野に興味を持ってチャレンジしていきましょう。その経験がいずれ、自分のキャリアアップに役立ちます。

まとめ

総務の仕事について徹底解説しました。

総務は、社内のあらゆる業務を裏から支える役割を担います。また、ときには会社の顔として株主と接するなどの対外的な業務もあるため、ビジネススキルを幅広く磨くことができます。まずは「tenichi」で、総務の具体的な求人内容をチェックしてみましょう。