転職の面接では、話す内容や履歴書・職務経歴書の内容はもちろん、ビジネスマナーについてもしっかりと見られています。社会人らしい立ち居振る舞いや言葉遣いができるかどうかも、採用企業にとっては重要な指標のひとつです。
「自分はできている」と思っていても自己流になっていたり、忘れていたりしているかもしれません。ビジネスマナーは、これから社会人として生きていくうえでも必ず身につけておきたいものです。今回はあらためてビジネスマナーの基本についておさらいしましょう。
そもそもビジネスマナーとは？
まずは「ビジネスマナーとはなにか？」「なぜ必要なのか？」という基本的な考え方からおさらいしましょう。
もう一度見直したいビジネスマナーの基本的な考え方
そもそもマナーとは、ルールや規則ではありません。お互いに気持ちよく仕事をするための礼儀作法です。たとえば、出勤したときにあいさつをしても、誰も返してくれなかったら、きっと嫌な気持ちになるでしょう。取引先に電話をしてもなかなか出てくれなかったら、どうでしょうか？
あいさつを返さなかったとしても、電話に出るのが少し遅かったとしても、仕事自体は進むかもしれません。しかし、相手は不快な思いをします。それが続くと信頼が低下し、やがて仕事を失うなどの損害が生じるかもしれません。
このようにビジネスマナーは、スムーズに仕事をするためのツールといえます。大切なのは思いやりの心。相手に対する気遣いや敬意があれば、自ずとマナーは身についてくるでしょう。
転職活動ではビジネスマナーも見られている？
企業や採用担当者の方針によって異なるため一概にはいえませんが、ビジネスマナーが合否に関わる可能性は十分にあります。ビジネスマナーが身についていないと、「常識がない」「仕事ができない」と思われてしまう可能性があるからです。
どの職種であっても、組織で働く以上、ビジネスマナーが求められます。マナーが守れない人は良い人間関係が構築できず、職場で円滑に仕事ができないと判断されてしまうのです。
また、ビジネスマナーは多くの会社で最初に学ぶ、社会人の基礎で、特に営業職や接客業であれば、ビジネスマナーは必須のスキルです。面接では、立ち居振る舞いや言葉遣いをシビアに見られる可能性が十分に想定されるので、転職の際には、正しいビジネスマナーを身につけることが大切です。
シーン別ビジネスマナーの基本
それでは具体的にどうすればよいのでしょうか。ここからは、シーン別にビジネスマナーの基本について解説していきます。「わかっている」と思っていても、日頃なかなかできていないこともあるかもしれません。もう一度チェックしてみましょう。
あいさつ
あいさつは、第一印象を左右する重要な要素で、その後のコミュニケーションがうまくいくかどうかにも影響します。一礼して「おはようございます！」「こんにちは！」「お世話になっております！」と明るく、はきはきと、元気にあいさつしましょう。
お辞儀のしかたについては、次の章で詳しく解説します。
言葉遣い
ビジネスシーンでは、敬語が基本です。特に上司や取引先の担当者に対しては、年下であっても敬語で話すようにしましょう。少なくとも初対面の相手にいきなりタメ口で話すのはもってのほか。常識が疑われます。相手との関係性が構築できてきたら、徐々にフランクに話すようになってもよいかもしれません。
敬語で難しいのは、尊敬語・謙譲語・丁寧語の使い分けです。こちらも後ほど詳しくご説明します。
身だしなみ
外見がすべてではありませんが、ある程度人柄や性格は身なりに表れます。高級なもので身を固める必要はありませんが、最低限、清潔感がある身だしなみや服装を心がけましょう。特に寝癖や服のシワはだらしない印象を与えてしまいます。
▼「面接の服装マナー」については下記の記事をご覧ください。
電話応対
電話は相手の顔が見えず、聞き取りにくいため、より一層気遣いが求められます。まずはなるべく早く、たとえば3コール以内に出ることを意識しましょう。電話に出るのが遅くなった場合は「お待たせしました。●●株式会社の…」というように、お詫びを添えるとスマートです。
また、ビジネスシーンにおいて「もしもし」はNGです。「●●株式会社の◯◯です」というように名乗りましょう。
そのほかにも、電話で話す際には相手が聞き取りやすいようにゆっくりと、はっきりと話すことが大切です。電話のマナーとして掛けたほうが先に切るのが基本ですが、お互い切らない場合は「では、失礼します」とあいさつをして切るようにしましょう。
メール
メールは「スピーディーに・シンプルに」が基本です。受信したメールは、なるべく早めに返信しましょう。すぐに返信できない内容の場合は、いったん「確認いたします」「社内で検討いたします」というように、受信していることを伝える返信をすると相手も安心します。
冒頭は、相手の宛先（会社名・部署・氏名）とあいさつ文（「いつも大変お世話になっております。●●株式会社の◯◯です。」など）からはじめます。一方で、本文はなるべくシンプルに・的確に書くように心がけると、要件が伝わりやすくなります。
オンライン面接・商談
新型コロナ禍の影響によってオンラインで面接・商談を行う機会も増えてきました。まずは、パソコンやスマホにオンライン面談用のツール（ZoomやSkypeなど）をインストールする、アカウントを作成し、必要に応じてカメラやマイクといった周辺機器を用意するなど、環境を整えておきましょう。事前の作動確認は、必須です。
オンライン通話を行う際には、静かで背景が写り込まない場所に移動し、5分前には面談や面接が受けられる状態を整え、チャットルームに入室しましょう。上半身はスーツ、下半身は映らないからといって私服やパジャマのままという方もいらっしゃるようですが、何かのきっかけで映り込むかもしれないので、必ず上下服装は整えましょう。気持ちの面でもラフな服装だと気持ちが緩んでしまう可能性もあるため、適度な緊張感を持つためにも対面で行なうときと同じ意識で臨むことが大切です。
▼「オンライン面接・商談のマナー」については下記の記事をご覧ください。
今や当たり前に？Web面接（オンライン面接）攻略完全ガイド！マナーと注意点を解説
これができればワンランクアップ！ビジネスマナーの上級編
ビジネスマナーは非常に奥が深いです。ここからはワンランク上のビジネスマナーをご紹介します。これができれば職場や面接、ビジネスの場で一目置かれる存在になれるかもしれません。
会釈・敬礼・最敬礼を使い分けよう
お辞儀には「会釈」「敬礼」「最敬礼」の3種類があります。
会釈は、背中を15度くらい傾ける、比較的浅いお辞儀です。職場で上司やお客様とすれ違うときなどに使います。できれば、立ち止まって会釈しましょう。
敬礼は、普通のお辞儀で、背中を30度くらい傾けます。お客様をお出迎えするときなどで使います。面接でも、入室時や最初と最後のあいさつでは敬礼するとよいでしょう。
最敬礼は、最も丁重なお辞儀で、背中を45度くらい傾けます。お客様をお見送りする際、あるいは謝罪する際に使います。
丁寧語・謙譲語・尊敬語を使い分けよう
敬語には「丁寧語」「謙譲語」「尊敬語」の3種類があります。
丁寧語とは、物事をていねいに伝えるときに使う表現です。「食べます」「思います」のように、「～ます」「～です」というような助動詞をつけます。「お酒」「ご夫婦」のような上品な言い回しも丁寧語です。
謙譲語は、自分をへりくだって相手を持ち上げる表現です。「食べます」は謙譲語では「いただきます」、「思います」は「存じます」となります。
尊敬語は、相手を敬い、持ち上げる表現です。「食べます」は尊敬語では「召し上がります」、「思います」は「思われます」「お思いになられます」と表現します。
特に謙譲語と尊敬語の使い分けは難しいものです。相手に「なにをいただきますか？」と謙譲語を使うのは失礼にあたります。逆に「私は●●を召し上がります」と自分に対して尊敬語を使うのもNGです。表現を覚えておき、「自分がへりくだるのか？」「相手を持ち上げたいのか？」状況に合わせて使い分けましょう。
上座と下座
面接時はもちろん、社内での会議や商談、車に乗るとき、会食時など、ありとあらゆる場面で「上座」と「下座」を意識することが大切です。たとえば、応接室や会議室では、出入口に一番遠い場所が上座となり、一番出入口から近い席が下座となります。タクシーの場合は運転手の後ろが上座で、助手席が下座となります。
スマートな依頼のしかた
ビジネスの場では上司や先輩、取引先になにかをお願いしなければならないこともあります。また、同僚や部下であっても、最大限相手が不快にならないよう配慮して仕事を依頼することが大切です。
たとえば「●●してください」「●●お願いします」は、一方的な印象を与えてしまいがちです。「●●いただけますか？」といったように疑問形で依頼したり、「●●いただければ幸いに存じます」というように柔らかい表現を使ったりすることで、相手に不快感を与えることなく依頼することができます。
まとめ
ビジネスマナーは、ビジネスを円滑に、気持ちよく進めるための誰もが使えるツールのようなものです。知っているか知っていないかで大きな差が出てきます。ビジネスマナーをマスターしておくことで転職時の面接で好印象を与えられ、今後の人生にも必ず活きてくるはずです。
最後に、ビジネスマナーは人を縛る法律や規則ではありません。大切なのは相手への思いやりや敬意です。もしその気持ちがあれば、ビジネスマナーは自然と身につき、ほんの少し間違っていたとしても違和感を与えることはないでしょう。逆に相手への思いやりや敬意がなければ、どんなに表面上を取り繕ったとしてもすぐにほころびが出てしまいます。
お互いに気持ちよく仕事をするためにも、常に気持ちを込めて、今回ご紹介したビジネスマナーを実践していただければと思います。
