残業の削減・DXなどに取り組む企業も増えてきたことで、業務効率化の方法やツールは専門職だけでなく、社会人なら知っておきたいものに変わってきています。しかし「いつも残業で仕事がなかなか終わらない…」という方の中には、「業務効率化ツールを知らない」という方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、業務効率化に取り組む際のステップや課題のほか、そもそも業務効率化ツールにはどのようなものがあるのかをまとめてご紹介します。効率よく仕事を行い、残業を削減して有意義な生活が送れるように、ぜひ参考にしてみてください。
業務効率化をするときのステップ
業務効率化をしたいと思っていても、正しい手順を知らないと逆に時間がとられてしまうこともあります。そうならないために、スムーズな業務効率化のためのステップをご紹介します。
1.全体業務の洗い出し
まずは、全体業務の洗い出しを行います。部・課・チームなど、関わる範囲が広い場合は、全員がどういった業務をやっているのかを明確に洗い出します。何時から何時までどういった業務を行っているのかを、全員分調査してください。
全員に1週間の業務時間分タイムラインを書ける用紙やExcelを用意し、どの時間に何をしていたかがわかるように書いてもらいます。そして、記載した以外のルーティン業務（数ヵ月・月・週ごとに応じて変化するもの）を書いてもらうと、その人が行っている全体業務が把握できます。個人で業務効率化に取り組む場合も、基本のやり方は同じです。
2.業務を捨てる/削る/まとめる/自動化する道を考える
捨てる
全体業務が把握できたら、省いても問題のない業務がないかをチェックし、省いた場合の問題が業務削減よりも大きければ残し、そうでなければ省いてしまいます。省くことに問題があるけれど、社員がやらなくてもよいという業務の場合は、パートやアルバイト、あるいは外部に委託するという選択を検討しましょう。
削る
捨てる業務の選定が終わったら、業務全体をみて、部分的に削って問題のない領域がないかを確認します。例えば、今までExcelでグラフにまとめていたけれど、数字がわかればよいということであれば、表をつくる業務を省き、メールで送るだけの業務にするなどが考えられます。
まとめる
メンバー間で行っている業務が重複していないか、重複していれば1人の担当者にまとめられないか考えてみてください。個人が別々に行うと非効率的ですが、1人が同じシートにまとめる方が効率的ですし、確認する側からしても楽です。
自動化する
次に、業務を何らかの方法で自動化することはできないかを、考えてみてください。例えば、部下が上司の確認のためにメールを送るという業務があったとします。自動化した場合、確認リマインドメールが自動で飛ぶようにする、あるいは記入するツールの通知機能を使い、期日に通知されるよう設定しておくなどで、メール送付業務を自動化できます。
3.業務フローを整理、シミュレーション
捨てる/削る/まとめる/自動化する業務が想定できたら、業務フローを整理してみます。どういった業務があるかを把握できれば、どういったフローで業務を進めていくと効率的なのかが判断できるようになります。
そして、今その部・課・チームが抱えている課題を頭に浮かべながら、理想の業務フローを組んでみると、課題解決もしながら業務効率化も叶えられます。
例えば、現在Cという業務の仕上がりを早めたいという課題があったとします。現状の業務フローはAさんの業務終了連絡があってから、Bさんが作業に取り掛かるというものです。
しかし、改めて考えてみたところ、AさんとBさんが同時に作業を行っても特段問題はないことがわかったため、期限を設けて2人が同時編集してOKというルールに変更。業務の滞りがなくなり、スムーズに進むようになり、業務効率化を実現しました。
このように似たようなことがあっても、それがルーティンになっていると気づかない、あるいは課題がみつけらないといったことはよくあります。今の業務フロー全体を俯瞰でみて、全体で変えたらどうなるかをシミュレーションしてみると、圧倒的な業務効率化につながるかもしれません。
4.実施
シミュレーションまでができたら、いよいよ実施段階に入ります。やってみないとわからない問題などもあるため試験運用という形で始めるか、適宜是正を図っていくということを事前に伝えておくと、再度変更する際にも現場から反対意見が出にくくなります。
実施する際は、もっと業務効率化するために使えるツールはないかを考えてみると、大幅な業務効率化ができます。
ツールを選ぶ
今は有料だけでなく、無料ツールでも業務削減につながる使い方ができるものが多いです。「全員分の業務を◯◯できたら効率化できる」という段階まで考えておくと、適したツール選びができます。
業務効率化に取り組む中で出てくる課題
業務効率化に取り組む際に、どのような課題があるのかをみてみましょう。
業務自動化
もっとも多くみられるのが、業務自動化という課題です。人間がやらなくていいものは機械にお任せしたほうがミスもなく確実性があります。ただ、適した業務とそうでない業務があるので、ツールを使うことを目的化しないことが重要です。「そのツールを使う」ことを前提としてしまうと、その方法に業務を当てはめるために逆に手間がかかってしまうということも大いにあり得るからです。
情報共有
業務効率化をすると、すべてを無駄と思い込みがちです。ちょっとした雑談で情報共有の時間がとれていたのに、それがなくなったことで他部署の動きがみえにくくなったなどの問題はよく聞かれる課題のひとつです。
業務フローを変更した場合は、そうしたアクションがなくなることもあるので、業務だけの面で確認するのではなく、その業務で得られている価値なども合わせてヒアリングしておくことをおすすめします。
タスク管理
業務効率化に伴ってフローを変更すると、誰が最終的な責任を追うのか、タスク管理は誰がやるのかなどが曖昧になることも多いです。フローと共に責任者を決めておくと、タスクの状況把握もしやすくなります。
時間短縮後の目標設定
業務効率化が実現すると、業務の時間短縮が叶います。仕事時間が減ったのであれば時間や精神的なリソースが余っているので、◯◯というコア業務に充てる・新たなプロジェクトを立てて運営してもらうなど、次の目標を設定しておくべきです。
業務効率化をして時間短縮が叶った後に「何がしたいか」「何をしてほしいか」を決めておかないと、単に浮いた時間を別の業務に充ててしまい、結局生産性が上がっていないということにもなりかねません。
業務効率化ツールの紹介
最後に業務効率化を実現する代表的なツールをご紹介します。
Excelマクロ、RPA
Excelは普段の業務で使ってはいるけれど、マクロには手を出したことがないという方も多いのではないでしょうか。Excelでの業務が多い方の場合は、データの一部を抜き出す・新たなショートカットキーをつくれる・複数のセルの書式設定を1回で変更できる・自動グラフ化ができるなど、さまざまなことの自動化ができます。
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、ソフトウェアロボットを使ってPCで行う作業を自動化できる技術のことで、それができるツールを「RPAツール」といいます。データの入力・加工・照合、モニタリングや送付なども可能で、マクロでは組めない領域の自動化も、RPAツールなら叶えられる可能性が高いです。
Slack、ChatWork、Notion、SAMBA、Salesforce
情報共有がしやすいものとして、CRM（カスタマー・リレーションシップ・マネジメント：顧客関係管理）ツールもあります。自社内の誰が顧客の誰とつながっているのか・連絡先・購入履歴など、さまざまな情報を一元管理できます。この情報が入っていれば、引き継ぎする際も非常にスムーズです。
Trello、Backlog、jooto
複数人で同じプロジェクトを進めている場合、全員との情報ファイル共有やタスク管理が難しいこともあります。そういった場合に使うのがTrello、Backlog、jootoなどのツールです。タスクの緊急度にずれがある場合、思ったように進捗しないなどの問題が起こりやすいです。そうした認識をずらさないためにも、これらのツールが役立ちます。
CLOUDSIGN、Docusign、zoom、SmartHR
こちらは場所を問わず業務ができるという点において便利なツールです。CLOUDSIGN、Docusignなどは、電子化によって印刷や郵送、保管の手間が省けます。また、zoomやSmartHRは出社の手間、相手先に訪問する手間が省けるツールとして、さまざまなシーンでよく使われています。働き方に応じて必要なツールを使いこなせば、圧倒的な業務効率化が可能なので、ぜひ参考にしてみてください。
まとめ
業務効率化をしたいけれど、何から始めればいいかわからない。業務効率化ツールにはどんなものがあるのかを知りたいという方向けに、業務効率化のステップと課題、業務効率化ツールをご紹介しました。
今の会社で業務効率化のミッションがある、転職した先で効率よく仕事がしたいので、今のうちに調べておきたいという方は、無料ツールも多いのでぜひ一度試しに使ってみてください。
同じツールであってもイメージで捉える・細かいリスト管理で把握できるというタイプによって、使いやすさは異なります。どんどんと新しいツールが出てきていますので、自分あるいは周囲はどんな管理方法が便利なのかを知るためにも、試しに使ってみてうまく運用できる方法を導入してみてはいかがでしょうか。
ツールを使ってみると、今後ほかの課題が出てきたときにも活用できるため、さらに効率的な仕事ができるはずです。
